Un ordine di acquisto di palloncini in lattice all'ingrosso deve specificare il tipo esatto di palloncino, la dimensione nominale, la grammatura confermata, il colore e la finitura approvati, la quantità per ciascun articolo, il riferimento al campione o alla grafica, i criteri di accettazione, l'imballaggio, le condizioni di pagamento e le basi di consegna.Un acquirente non dovrebbe rilasciare la produzione in serie fino a quando la fabbrica non avrà confermato i campi applicabili ed entrambe le parti non potranno identificare la stessa specifica di produzione.
Per gli importatori di palloncini, i grossisti di forniture per feste e i responsabili degli acquisti dei marchi al dettaglio, l'ordine di acquisto costituisce la registrazione commerciale di controllo dopo la selezione del prodotto e la valutazione del fornitore. Deve descrivere cosa dovrebbe produrre la Borun Balloon Factory e come verranno controllati i palloncini in lattice finiti.
Questa guida si concentra sulla scrittura e sull'approvazione degli ordini di acquisto. La selezione generale dei fornitori e la due diligence sul primo approvvigionamento sono decisioni di acquisto separate.
Riferimento rapido per l'ordine di acquisto di palloncini in lattice
Borun Balloon Factory, gestita da Xiongxian Borun Latex Products Co., Ltd. con il marchio NiuN®, produce palloncini in lattice a Hebei, in Cina, dal 2006. La fabbrica produce palloncini in puro lattice naturale con finiture opache, metalliche, macaron, perlate e retrò, con dimensioni nominali standard di 5, 10, 12, 18 e 36 pollici.
La quantità minima dell'ordine minimo generale di palloncini in lattice all'ingrosso è di 5.000 pezzi. La produzione standard richiede solitamente 5-15 giorni lavorativi dopo il completamento delle specifiche necessarie e delle approvazioni dei campioni o delle opere d'arte. L'ordine di acquisto deve stabilire come la quantità minima si applica alla dimensione effettiva, al colore, alla finitura e alla suddivisione del design.
1. Separare i dettagli dell'intestazione dell'ordine di acquisto dalle voci della riga di prodotto
Un ordine di acquisto è composto da due parti collegate. L'intestazione identifica il negozio giuridico e le condizioni commerciali. I singoli elementi pubblicitari definiscono gli esatti palloncini in lattice acquistati. Un prezzo o una condizione di pagamento nell'intestazione non può sostituire una specifica del fumetto incompleta.
Copia di lavoro illustrativa dell'ordine di acquisto del palloncino in lattice
Esempio pratico creato dall'acquirente. Qui non è rappresentato alcun ordine di acquisto effettivo del cliente Borun o colore approvato dalla fabbrica.
| Riferimento articolo acquirente | Palloncino in lattice esatto | Dimensioni e peso | Colore e finitura | Quantità dell'ordine | Stato di approvazione |
|---|---|---|---|---|---|
| ESEMPIO-PERLA-05-A | Palloncini in lattice perlato da 5 pollici | 5 pollici; 1,1 g per palloncino | Rosa perla richiesto; riferimento colore esatto in attesa di approvazione | 5.000 palloncini singoli | È richiesta l'approvazione del campione fisico e dell'imballaggio |
Perché questa è ancora una bozza:la specifica Pearl da 5 pollici / 1,1 g è documentata per il corrispondente prodotto Borun. Tuttavia, il colore rosa perla proposto, l'assegnazione della quantità richiesta, la confezione di vendita, il preventivo e il riferimento del campione richiedono ancora una conferma specifica dell'ordine. Una richiesta non approvata non deve essere presentata come un'istruzione di fabbricazione rilasciata.
L'esempio distingue deliberatamente una specifica di prodotto verificata dalla configurazione commerciale richiesta dall'acquirente. Prima di firmare un ordine di acquisto, l'acquirente deve ottenere una conferma scritta da parte della fabbrica di qualsiasi selezione o condizione di produzione non approvata.
2. Scrivere una specifica completa del palloncino in lattice per ogni riga d'ordine
Ogni linea di palloncini in lattice all'ingrosso dovrebbe rimanere identificabile quando il team di acquisto confronta il preventivo, il campione fisico, la produzione finale e il record di imballaggio. L'identificazione del prodotto deve essere sufficientemente precisa in modo che due diversi gradi di peso o finiture non possano condividere accidentalmente la stessa descrizione dell'ordine.
Per esempio,palloncini in lattice opaco all'ingrossonon dovrebbero essere ordinati esclusivamente come “palloncini blu da 12 pollici”. L'ordine di acquisto deve identificare la finitura opaca richiesta, la specifica esatta del peso in grammi, il colore approvato, la quantità e la configurazione dell'imballaggio. I pesi in grammi dei palloncini opachi disponibili di Borun devono corrispondere alla dimensione e al prodotto ordinati individualmente.
Controlla un ordine di acquisto di palloncini in lattice non finiti
Invia a Borun la bozza degli articoli pubblicitari dei palloncini in lattice, le dimensioni nominali, i gradi di peso richiesti, i colori, le finiture e tutti i riferimenti ai campioni esistenti. Identificare quali valori sono confermati e quali necessitano ancora di revisione in fabbrica prima della produzione.
3. Non trasferire un peso in grammi o un riferimento di colore al palloncino in lattice sbagliato
La dimensione nominale e il peso in grammi descrivono attributi diversi. Un numero derivante dalla finitura, dalla forma o dal grado di peso di un palloncino non deve essere trasferito automaticamente a un palloncino in lattice diverso. Ad esempio, i palloncini in lattice perlato da 5 pollici di Borun hanno un peso documentato di 1,1 g, mentre i suoi palloncini in lattice perlato da 18 pollici hanno un peso documentato di 9,5 g. Queste sono specifiche specifiche del prodotto, non una regola universale per ogni palloncino della stessa dimensione.
Quando un acquirente richiede un colore particolare, specifica come viene identificato e approvato il colore. Un palloncino in lattice non gonfiato può apparire più scuro o diverso dallo stesso palloncino dopo l'allungamento. L'ordine di acquisto deve indicare se l'aspetto del colore accettato viene giudicato sul materiale non gonfiato, sul palloncino gonfiato o su entrambi.
4. Convertire le aspettative di qualità in criteri di accettazione definiti
Scrivere "palloncini in lattice di alta qualità" non dice alla fabbrica quali misurazioni o osservazioni determineranno l'accettazione. Un acquirente all'ingrosso dovrebbe identificare la caratteristica richiesta, il riferimento di confronto e il metodo di controllo prima dell'inizio della produzione.
| Articolo di accettazione | Cosa scrivere sull'ordine | Ciò che supporta l'accettazione | Cosa non si deve dare per scontato |
|---|---|---|---|
| Peso unitario | Grado di peso specificato ed eventuale tolleranza concordata | Identificazione del campione, metodo di pesatura e ispezione concordata | Lo stesso grado per ogni palloncino della stessa dimensione nominale |
| Colore e finitura | Riferimento del colore, finitura e condizione di visualizzazione o misurazione | Campione fisico approvato o misurazione del colore concordata | Che una fotografia sul sito web sia l'approvazione finale del colore |
| Aspetto gonfiato | Forma richiesta e condizioni di gonfiaggio applicabili | Campione gonfiato approvato e metodo di osservazione definito | Soltanto la dimensione nominale definisce l'aspetto finale |
| Difetti visibili | Difetti rilevanti del collo, della superficie, della formatura e dell'aspetto | Definizioni dei difetti concordate e registri di ispezione | Questo “privo di difetti” stabilisce una regola di accettazione realistica |
| Verifiche funzionali | Requisiti di gonfiaggio o perdite, ove applicabile | Configurazione del test specificata, campioni e criteri di accettazione | Un tasso di perdita universale non verificato o una durata variabile |
| Quantità di imballaggio | Pezzi per unità di vendita, buste per cartone ed etichette varianti | Riferimento dell'imballaggio approvato e conteggio finale dell'imballaggio | Che la parola “imballaggio per l'esportazione” sia sufficientemente precisa |
Se l'acquirente richiede un limite di campionamento per l'accettazione o un numero massimo di palloncini difettosi, l'accordo dovrebbe definire la dimensione del campione, le categorie di difetti, le condizioni di ispezione e le regole decisionali. Una percentuale di difetti autonoma senza un metodo di ispezione definito non può determinare in modo affidabile se una spedizione passa.
Confine delle prove di fabbrica:L'ambito di controllo della qualità dei palloncini in lattice pubblicato da Borun comprende il controllo del colore, del peso in grammi, dell'aspetto, delle condizioni di gonfiaggio e dell'imballaggio. Un ordine di acquisto può fare riferimento a tali aree, ma il risultato di un lotto specifico deve provenire da un registro di ispezione effettivo per i palloncini in lattice ordinati.
5. Registrare il campione approvato e il riferimento di stampa senza ambiguità
Un campione fisico è utile solo quando l'ordine di produzione identifica ciò che il campione approva. L'acquirente deve registrare la variante di prodotto applicabile, il riferimento del campione, la data di approvazione e tutte le condizioni che non sono state approvate.
Ordine di palloncini in lattice standard non stampati
Utilizzare un palloncino fisico, dimensioni, peso, colore, finitura e riferimento dell'imballaggio approvati. Confermare se l'ordine può essere elaborato quando non è richiesto un campione fisico separato.
Ordine di palloncini in lattice stampati personalizzati
Identificare le specifiche di base del palloncino stampato, il file grafico e la revisione, i colori di stampa, la posizione di stampa, i lati stampati applicabili e l'approvazione fisica. La quantità minima dell'ordine è normalmente di 5.000 pezzi per modello approvato.
Per i progetti stampati, Borun'sprogramma di produzione di palloncini in lattice stampati personalizzatistabilisce le relative opzioni di stampa e condizioni commerciali. Questa guida all'ordine di acquisto non ripete l'intero processo di stampa; spiega come fare riferimento al risultato approvato nel record dell'ordine vincolante.
L'acquirente deve inoltre registrare se una fotografia di riferimento, una prova digitale o un campione fisico soddisfano il requisito specifico. Una prova del logo digitale può confermare l'ortografia e il layout, ma non può confermare in modo indipendente il colore effettivo del lattice gonfiato, l'aspetto della stampa o il peso del palloncino.
6. Assegnare campi propri all'imballaggio, ai documenti del prodotto e ai termini commerciali
I requisiti di imballaggio modificano l'unità di vendita commerciale e possono influenzare le quantità di cartoni, le etichette, i costi e la pianificazione della produzione. L'ordine di acquisto deve indicare i pezzi per sacchetto, i sacchetti per cartone, l'identificazione del cartone e qualsiasi presentazione al dettaglio approvata.
Se è richiesto un imballaggio con marchio, includere la grafica dell'imballaggio approvata, il contenuto della confezione, il codice a barre o i requisiti di etichettatura del mercato, a seconda dei casi. Borun Balloon Factory coordina imballaggi di palloncini personalizzati per ordini di palloncini all'ingrosso attraverso una fabbrica di produzione di imballaggi affiliata. L'approvazione dell'imballaggio dovrebbe rimanere separata dalle specifiche di produzione del palloncino.
I termini generali di pagamento di Borun prevedono un acconto del 30% prima della produzione e il pagamento del saldo rimanente prima della spedizione. Tuttavia, i documenti commerciali devono indicare gli obblighi di pagamento effettivi concordati e il punto di partenza della produzione confermato dalla fabbrica per l'ordine specifico.
Per i documenti del mercato di destinazione, l'acquirente deve identificare i requisiti applicabili per l'effettiva configurazione del palloncino in lattice. I documenti CE, i test EN71, le informazioni sui certificati dei prodotti per bambini e la dichiarazione di conformità dell'Unione Europea hanno ruoli e ambiti diversi. L'ordine di acquisto dovrebbe specificare quali documenti richiedono la revisione piuttosto che affermare che ogni certificato si applica a ogni mercato.
7. Mettere le revisioni degli ordini di acquisto sotto controllo delle modifiche scritte
Le ambiguità più gravi negli ordini diventano più difficili dopo l'avvio della produzione. Se l'acquirente modifica il colore richiesto, la grammatura, la grafica, l'unità di imballaggio o le condizioni di consegna, le istruzioni riviste dovrebbero identificare la versione precedente, il nuovo requisito e la parte che autorizza la modifica.
L'acquirente richiede un colore particolare del palloncino in lattice e identifica il riferimento del campione fisico originale.
L'acquirente invia un nuovo riferimento colore dopo l'approvazione del preventivo o del campione.
La fabbrica controlla se il nuovo colore influisce sul requisito del campione, sulla disponibilità della produzione, sul prezzo, sulla quantità minima o sul programma.
L'acquirente e il venditore registrano le specifiche riviste accettate e la versione effettiva dell'ordine prima che vengano rilasciate ulteriori istruzioni di produzione.
Un messaggio informale che dice “usa il nuovo rosa” non dovrebbe sovrascrivere un campione fisico già approvato senza una revisione documentata. Ciò è particolarmente importante per gli ordini all'ingrosso contenenti diversi colori o specifiche ripetute della confezione al dettaglio.
Richiedi una revisione in fabbrica prima di rilasciare un ordine di palloncini in lattice in grandi quantità
Invia a Borun le righe d'ordine proposte, la quantità per ciascuna variante, i riferimenti di colore e campione approvati, l'imballaggio richiesto, il mercato di destinazione, i termini di consegna e il programma richiesto. Richiedere conferma di ogni specifica irrisolta prima che l'ordine di acquisto definitivo venga accettato.
Richiedi la conferma dell'ordine del palloncino in lattice8. Elenco di controllo finale della produzione-rilascio per un ordine di acquisto di palloncini in lattice
Un team acquisti non deve confondere una bozza completata con un ordine di produzione approvato. Le seguenti condizioni stabiliscono se le necessarie decisioni commerciali e sui prodotti sono state effettivamente concluse.
- Identità del prodotto:ogni linea identifica l'esatto tipo di palloncino in lattice, dimensione, grado di peso, colore e finitura.
- Quantità:i conteggi dei pezzi e le quantità minime applicabili sono confermati per le varianti effettivamente ordinate o i disegni stampati.
- Registro di approvazione:i campioni fisici, le revisioni della grafica e i riferimenti cromatici sono identificabili, con tutte le approvazioni richieste completate.
- Criteri di accettazione:i difetti rilevanti, i controlli e le eventuali tolleranze misurabili hanno un metodo di riferimento e di decisione concordato.
- Imballaggio e portata del mercato:Vengono affrontati i pezzi per confezione, l'imballaggio per la vendita al dettaglio, le istruzioni sulla scatola e i documenti di destinazione.
- Accordo commerciale:il prezzo finale, la valuta, l'acconto, il saldo, i tempi di produzione e i termini di consegna sono scritti nei documenti d'ordine concordati.
- Controllo di revisione:le modifiche in sospeso vengono risolte e la stessa versione approvata è disponibile per l'acquirente e la fabbrica.
Se un campo materiale è ancora contrassegnato come "da confermare", l'ordine potrebbe essere pronto per un'ulteriore revisione in fabbrica, ma non è ancora completamente approvato per la produzione in base a tale requisito irrisolto.
Domande frequenti sugli ordini di acquisto di palloncini in lattice
Quali informazioni deve includere ogni ordine di acquisto di palloncini in lattice all'ingrosso?
L'ordine deve identificare esattamente il prodotto del palloncino, la dimensione, il peso in grammi applicabile, il colore, la finitura, la quantità, il riferimento di approvazione, le condizioni di accettazione, l'imballaggio e i termini commerciali. La fabbrica dovrebbe confermare i campi non risolti prima del rilascio della produzione.
Posso effettuare un ordine di palloncini in lattice utilizzando solo il diametro del palloncino?
Il solo diametro può omettere un importante requisito di peso, finitura superficiale, colore o imballaggio. L'acquirente deve utilizzare le specifiche esatte del prodotto e qualsiasi campione approvato applicabile.
L'ordine di acquisto deve utilizzare un colore Pantone o un campione fisico?
Entrambi possono essere utili se concordati da entrambe le parti. L'ordine di acquisto dovrebbe stabilire quale riferimento regola l'approvazione e se il colore viene valutato prima o dopo l'inflazione. Le tolleranze basate sullo strumento necessitano di un metodo di misurazione concordato.
Come viene registrata la quantità minima d'ordine quando vengono ordinati più modelli?
Identificare le quantità per ciascun disegno stampato. Il numero minimo di palloncini in lattice stampati personalizzati standard di Borun è di 5.000 pezzi per modello. Il mix di taglie e colori di un ordine non stampato deve essere confermato separatamente nel preventivo applicabile.
Un campione di prodotto superato approva automaticamente la confezione?
No. Le specifiche del palloncino e i requisiti di imballaggio sono soggetti ad approvazione separata. Registrare il numero delle confezioni, le etichette, i requisiti del cartone e qualsiasi grafica dell'imballaggio con etichetta privata, a seconda dei casi.
Cosa succede se l'acquirente cambia il colore del palloncino dopo l'approvazione del campione?
L'acquirente deve presentare un requisito modificato identificabile. Il produttore dovrebbe esaminare qualsiasi effetto su prezzo, campionamento, quantità o tempistica ed entrambe le parti dovrebbero confermare la versione dell'ordine di sostituzione prima che la modifica diventi un'istruzione di produzione.
L'ordine di acquisto può indicare una percentuale fissa di difetti senza un piano di ispezione?
La sola percentuale di difetti non costituisce una regola di accettazione completa. Definire le categorie di difetti, la selezione del campione, il metodo di ispezione, la soglia di accettazione e la procedura di smaltimento in modo da poter valutare il risultato effettivo.
Conclusione dell'acquisto all'ingrosso:il miglior ordine di acquisto di palloncini in lattice non è il documento più lungo. È quello che identifica ogni variante di palloncino vendibile, separa le richieste dell'acquirente dai requisiti confermati dalla fabbrica, preserva i riferimenti approvati e fornisce ad entrambe le parti una base chiara per la produzione, l'ispezione, l'imballaggio e gli acquisti ripetuti.
